При проверках состояния вентиляционных систем контролирующие органы оценивают не только фактическое состояние воздуховодов, но и комплектность документации, подтверждающей законность и корректность проведённых работ. На практике не только не проведение работ, но и отсутствие нужных документов становится причиной предписаний, даже если очистка и дезинфекция выполнялись. На практике с подобными ситуациями сталкиваются многие заказчики при проверках, поэтому профессиональные подрядчики, такие как Группа компаний «Серебряный Стандарт», изначально выстраивают работы с полным и корректным пакетом документации.
Почему одного акта выполненных работ недостаточно
Распространённое заблуждение — считать, что акт приёма выполненных работ полностью закрывает вопрос. Для проверяющих он лишь подтверждает факт оказания услуги, но не доказывает её соответствие санитарным требованиям. Контроль ведётся комплексно: от правомерности подрядчика до применённых средств и результатов лабораторных исследований.
Договор на выполнение работ
Первый документ, который запрашивают при проверке, — договор. В нём должно быть чётко указано:
- какие работы выполнялись (очистка, дезинфекция или комплекс);
- периодичность и объём работ.
Отсутствие договора или размытые формулировки создают риски для заказчика.
Акт приёма выполненных работ
Акт подтверждает, что работы выполнены и приняты заказчиком. Он должен быть оформлен корректно, с указанием:
- перечня выполненных операций;
- даты и объёма работ;
- подписей уполномоченных лиц.
Однако акт работает только в связке с другими документами.
Протокол лабораторных исследований смывов
При дезинфекции вентиляции проверяющие часто требуют протокол исследований смывов, выполненных в аккредитованной лаборатории. Документ подтверждает, что после обработки микробиологические показатели соответствуют нормативам. Без него качество дезинфекции считается неподтверждённым.
Документы на дезинфицирующие средства
Обязательно запрашиваются:
- сертификат на дезинфицирующее средство,
а не редко и
- паспорт безопасности применяемого состава.
Эти документы подтверждают, что использовались разрешённые и безопасные средства, а не некая «неизвестная химия».
Журнал учёта работ
Журнал учёта по утверждённой форме — один из ключевых документов при проверке. В нём фиксируются:
- даты и виды выполненных работ;
- обслуживаемые системы;
- ответственные лица.
Отсутствие журнала или неверное его заполнение — частая причина замечаний со стороны надзорных органов.
Подтверждение права подрядчика на дезинфекционную деятельность
Если выполнялась дезинфекция, проверяющие вправе запросить выписку из реестра лицензий на дезинфекционную деятельность подрядной организации. Без действующей лицензии такие работы считаются неправомерными, независимо от их фактического выполнения.
Почему важно закрывать вопрос документально
Для бизнеса документация по вентиляции — это не формальность, а инструмент защиты:
- от штрафов и предписаний;
- от повторных работ за свой счёт;
- от споров с проверяющими органами.
Группа компаний «Серебряный Стандарт» выстраивает работы по очистке и дезинфекции вентиляции так, чтобы заказчик получал полный комплект документов, который реально закрывает все вопросы при проверках, а не «для галочки».