Как организовать видеоконференцию: инструкция и советы

Видеоконференция – удобный и современный способ связи, который применяется для связи между сотрудниками различных организаций, участниками образовательного процесса и во многих других случаях.

Такой способ общения предполагает мобильность, отсутствие необходимости в личной встрече и приложении усилий для ее организации, занимает немного времени и может проводиться в любой удобный для участников момент. Видеоконференции давно вошли в повседневную жизнь, потеснив традиционные звонки.

Как организовать видеоконференцию

Прежде всего необходимо выбрать платформу, при помощи которой будет проводиться видеоконференция. К самым распространенным относятся:

  • Skype;
  • Zoom;
  • Discord;
  • Teams;
  • другие платформы, по какой-либо причине удобной организатору и участникам (как пример система видеоконференций Video Union).

Различные платформы для видеоконференций имеют свои особенности, достоинства и недостатки. Перед выбором нужно внимательно ознакомиться с инструкцией по использованию, возможностями для пользователей и убедиться, что выбранная платформа подходит всем участникам. Важно убедиться, что возможности программы подходят для решения всех намеченных задач.

Далее следует оповестить всех потенциальных участников видеоконференции о времени ее проведения. Если программа, с помощью которой будет проводиться сеанс видеосвязи, предполагает наличие ссылки, по которой должны регистрироваться участники, необходимо разослать ее всем заблаговременно.

В день проведения конференции организатору необходимо запустить ее через выбранную программу, а участникам – подключиться по предложенной ссылке.

Советы по организации видеоконференции

  1. Некоторые программы для проведения конференций требуют предварительной регистрации в них участников. Стоит убедиться, что все, кто должен будет присутствовать, зарегистрированы.
  2. Следует убедиться, что все участники будущего сеанса связи имеют для этого технические возможности: наушники, микрофон, веб-камеру.
  3. Конференция должна проходить в удобное для участников время, иначе они не смогут присутствовать.
  4. Организатор должен иметь микрофон достаточно высокого качества, в противном случае участники будут недостаточно хорошо слышать то, что он говорит.
  5. Видеоконференции наиболее эффективны, когда участникам необходимо взаимодействие в режиме реального времени, в некоторых случаях сеанс видеосвязи можно заменить перепиской.
Поделиться: